CHI FA COSA NELLA TUA AZIENDA?

Da quando ho iniziato a svolgere l’attività di Consulenza ho avuto il piacere di parlare con diversi artigiani tutti più o meno con la stessa storia: hanno lavorato a lungo da soli fino a quando la quantità di richieste non sono diventate eccessive e hanno pensato bene di assumere qualche persona che lo potesse aiutare. Prima qualcuno per poche ore, poi a tempo pieno, poi qualche stagionale, infine qualcuno che lo aiutasse per le questioni amministrative…e alla fine in pochi anni si sono trovati alla guida di una azienda di 5 – 10 anche 20 persone. Oramai non svolgono quasi più lavori manuali e sentono l’incombenza di dover “gestire” l’organizzazione.

Sembrerà strano, molti non ci credono quando glielo dico, ma sostanzialmente hanno cambiato lavoro: prima erano operai ora devono essere direttori generali! Non sempre questo passaggio è così semplice, ed è proprio questo il motivo per cui spesso mi chiedono di poterli aiutare.

Una delle prime questioni che di solito mi trovo ad affrontare è la definizione dei ruoli all’interno dell’organizzazione.

Quando ha aperto la sua attività, l’imprenditore era sostanzialmente un “commerciale-addetto all’amministrazione-centralinista-operaio-segretario-social media manager-manutentore-responsabile della sicurezza”.

Con l’aumento dei dipendenti ed il conseguente aumento della complessità dell’organizzazione, definire bene i ruoli all’interno dell’azione è l’unica via per garantire la sopravvivenza dell’azienda e soprattutto per il benessere dello stesso imprenditore.

MODELLO DI MINTZBERG

E quali sono i ruoli chiave in una organizzazione? La teoria Classica (vedi MODELLO DI MINTZBERG) prevede 5 aree:

  • il nucleo operativo: cioè coloro che svolgono materialmente l’attività per cui l’organizzazione esiste. Senza Nucleo operativo l’organizzazione non avrebbe senso di esistere. (operai, operatori, addetti alle vendite, ecc…)
  • Il vertice strategico: è formato dalle persone che hanno la responsabilità globale dell’organizzazione.
  • la linea intermedia: soprattutto nelle grandi aziende il vertice strategico non può controllare e supervisionare l’interro nucleo operativo, per questo si avvale di figure intermedie affidando loro incarichi di Responsabilità (capo Reparto, Responsabili di Area, ecc..)
  • la tecnostruttura: tecnici con particolari funzioni quali contabili, tecnici informatici, analisti, ecc…
  • lo staff di supporto: unità operative con funzioni specifiche che forniscono all‟azienda un supporto “esterno” al suo flusso operativo (es: mensa, ufficio legale, laboratori).

Tralasciando per un momento il nucleo operativo (che è tipico di ogni organizzazione) nelle altre aree le figure da individuare sono pressoché standard

VERTICE STRATEGICO

  • DATORE DI LAVORO (figura importantissima in tutti i contratti, per la Sicurezza, ecc…non è detto che debba essere a tutti i costi l’imprenditore o il Presidente dell’organizzazione)
  • DIREZIONE STRATEGICA (Chi stabilisce le linee guida che verranno seguite dall’intera organizzazione)
Un esempio di un’attività di Consulenza Organizzativa: ispirandomi al modello di Mintzberg ho invitato il cliente ad inserire un nome sotto ogni foglio.

LINEA INTERMEDIA

  • RESPONSABILI DELLA PRODUZIONE
  • RESPONSABILE DI AREA
  • RESPONSABILE DEL PERSONALE

TECNOSTRUTTURA

  • RESPONSABILE AMMINISTRATIVO
  • RESPONSABILE FORMAZIONE
  • RESPONSABILE QUALITA’
  • RESPONSABILE SICUREZZA
  • RESPONSABILE COMMERCIALE
  • RESPONSABILE COMUNICAZIONE
  • RESPONSABILE CONTROLLO DI GESTIONE
  • RESPONSABILE ACQUISTI

STAFF DI SUPPORTO

  • CONSULENZA LEGALE
  • UFFICIO PAGHE
  • MENSA
  • PULIZIA

LA NASCITA DEGLI ESPERTI DI SETTORE

Il vero problema nelle organizzazioni medio piccole è che non è possibile individuare una persona per per ogni singola mansione. La vera sfida è da un lato riuscire a conglobare più mansioni in un’unica persona, dall’altro cercare di decentrare la responsabilità su diverse figure e non concentrare tutto sulla figura del “paron”. Questo passaggio di Responsabilità non è mai facile però è anche l’unica maniera per garantire alla struttura una solidità:

“non esistono più maestri, ma solo esperti di settore”

Questa citazione, presa da un film di Castellitto (La bellezza del somaro, 2010) è una panoramica del modo di fare impresa nei giorni nostri: non basta sapere le cose in maniera generale, è sempre più importante avere tecnici iper-preparati… per questo motivo la figura del “commerciale addetto all’amministrazione centralinista operaio segretario social media manager manutentore e pure responsabile della sicurezza” deve lasciare il posto ad una divisione di ruoli e mansioni chiare e condivise…ed il primo passo è proprio quello di chiedersi “chi fa cosa?” o, meglio ancora, “chi, dentro la mia azienda, potrebbe imparare a fare questa cosa?”

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