Cambiamento Organizzativo e Tecnologia

Cambiamento Organizzativo e Tecnologia

“abbiamo moltissimi strumenti tecnologici ma questo non significa che li sappiamo usare…non cambiamo fino a quando non siamo pronti per farlo”

Più di un anno fa mi ha contattato un artigiano alle prese con difficoltà nella gestione degli appuntamenti con i clienti. Quando ho visitato l’azienda mi resi conto che uno dei problemi principali consisteva nel fatto che più persone erano incaricate di fissare le prenotazioni:

  • il titolare
  • l’impiegata
  • i vari artigiani che lavoravano nell’officina.

In teoria gli appuntamenti venivano annotati su un unico calendario cartaceo. La realtà era ben altra cosa:

  • il titolare veniva contattato direttamente dai clienti e fissava appuntamenti anche quando non era in officina
  • i ragazzi dell’officina non avevano sottomano il calendario cartaceo perchè era a disposizione dell’impiegata
  • la stessa impiegata stampava l’elenco degli appuntamenti alla mattina e lo metteva a disposizione dell’officina

Morale: gran confusione in officina.

Parlando con il titolare ho proposto, in assenza dell’acquisto di un gestionale (in quel momento troppo costoso), di adottare una condivisione del calendario online con piattaforme gratuite tra cui Google Calendar o il Calendario di Microsoft. Probabilmente non fui abbastanza convincente nell’illustrare il funzionamento dei calendari condivisi, fattostà che dopo un “Ci penso e ti faccio sapere” non ricevetti nessuna risposta per qualche mese.

Un paio di mesi fa ricevo una telefonata:

“hei ciao, come stai? io non molto bene, sai sono a casa in quarantena…ascolta, mi avevi parlato qualche mese fa del calendario condiviso, non è che riusciresti a farlo partire in pochi giorni in officina?”

Il titolare risultato positivo ad un tampone ed era costretto a “gestire” la sua azienda da casa in quarantena.

Ovviamente sono tornato presso l’azienda e in una giornata ho aiutato i ragazzi ad utilizzare Google Calendar ed ora le cose sembrano andare molto meglio:

  • in azienda ora tutti gli appuntamenti sono fissati in un calendario condiviso che ognuno gestisce con il suo cellulare
  • il titolare riesce in pochi passaggi a vedere anche la situazione dei lavori previsti nelle giornate successive ed organizzare più facilmente il lavoro
  • i dipendenti sanno che possono chiedere giorni di ferie con più facilità nelle giornate “scariche”
  • il calendario condiviso permette di annotare non solo l’appuntamento ma anche i lavori svolti e questo limita di molto le controversie con i clienti
  • la pianificazione degli appuntamenti evita sovrapposizioni ed evita perdite di tempo per i clienti.

Questa breve storia, a mio avviso mette in luce due aspetti davvero interessanti: le difficoltà relative al cambiamento in azienda e all’uso della tecnologia.

  • non cambiamo fino a quando non siamo pronti per farlo
  • abbiamo moltissimi strumenti tecnologici ma questo non significa che li sappiamo usare

IL CAMBIAMENTO

non cambiamo fino a quando non siamo pronti per farlo

Molte cose sembrano ovvie e banali da un occhio esterno, in realtà molte routine aziendali sono così consolidate che solo eventi straordinari (il Covid e la conseguente quarantena, ad esempio) oppure una grande forza innovativa da parte della governance possono far cambiare la situazione.

Cambiamo o perché siamo costretti a farlo (ma in questo caso continueremo a rimpiangere il tempo passato) oppure perché crediamo che il futuro possa essere migliore; in ogni caso attuare un cambiamento non è facile e molto spesso porta con se anche degli strascichi dolorosi (non a caso la definizione di FORZA è legata alla variazione dello stato di quiete).

In questo particolare esempio il nuovo calendario è stato accolto da tutti i dipendenti con tranquillità a mio avviso per 4 fattori:

  1. la facilità della tecnologia (non prendo Royalty da Google) ha permesso di dare subito evidenza della bontà del cambiamento evitando malumori e contestazioni. Il cambiamento è quindi sembrato fin da subito possibile
  2. alcuni dipendenti usavano già Google Calendar per pianificare i loro appuntamenti extra lavoro. Il cambiamento in questo caso è quindi stato davvero limitato: hanno adattato una procedura che già conoscevano anche al contesto lavorativo. Gli stessi dipendenti sono diventati testimonial (coinvolgimento dei dipendenti)
  3. altri dipendenti non conoscevano la tecnologia e a loro ho dedicato la maggior parte del tempo, seguendoli passo dopo passo (attenzione e sostegno)
  4. personalmente sono passato in azienda dopo un paio di giorni per verificare che il nuovo strumento fosse veramente appreso; capita spesso, infatti, che immediatamente le cose appaiono chiare, la confusione arriva dopo qualche giorno, soprattutto se non si è fatta un po’ di pratica (rinforzo positivo)

CARENZA TECNOLOGICA

Viviamo in un mondo nel quale ognuno di noi ha a disposizione un enorme potenziale tecnologico, ma lo sappiamo davvero sfruttare?

Il secondo aspetto riguarda l’adozione di software nelle nostre aziende: capita spesso di trovare aziende che usufruiscono dei migliori software applicati a macchinari costosissimi e poi si ritrovano ad utilizzare PC con copie pirata di Windows XP.

Le ragioni di questo gap sono da individuare sia in ragioni di tipo anagrafico che culturale.

GAP GENERAZIONALE. Per quel che riguarda l’utilizzo del PC in questo particolare momento storico nelle organizzazioni si sta vivendo un vero e proprio passaggio generazionale:

  • le persone più anziane tendenzialmente occupano posizioni di potere all’interno delle organizzazioni ma, in alcuni casi, possono avere limitate conoscenze tecnologiche;
  • le nuove generazioni sono cresciute con il cellulare in mano e ad hanno sicuramente un approccio più friendly con i nuovi software ma non hanno quell’esperienza necessaria per “guidare” le aziende

GAP CULTURALE. Molto spesso poi, limitiamo le nostre conoscenze informatiche all’acquisizione di procedure (“spiegami come fare“) e non a comprendere come funzionano certi processi:

“non chiedermi perchè, a me hanno detto che devo cliccare su aggiorna ed io tutte le mattine lo faccio”

Usiamo la tecnologia come utilizziamo l’energia elettrica nella nostra azienda: pigiamo un bottone e la lampadina si accende, se la lampadina non funziona o se devo cambiargli di posto chiamo l’elettricista.

Questo tipo di approccio, è funzionale all’esecuzione rapida di alcune mansioni ma limita le capacità di innovazione di una azienda. Trovare tra i propri dipendenti personale interessato a capire non solo come stampare i cedolini da un gestionale ma anche sperimentare tutte le potenzialità del gestionale stesso, a mio avviso fa tutta la differenza del mondo.

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